Hold tidsplanen: op til 80 % af alle medicintekniske automatiseringsprojekter er forsinkede

Den mest kritiske succesfaktor i forbindelse med planlægning og udførelse af automatiseringsprojekter inden for medicinhåndtering er en realistisk plan for indkøbsprocessen. Mange hospitaler er for optimistiske i forhold til tidsplanen, når de indhenter købstilbud, og op til 80 procent af alle automatiseringsprojekter inden for medicinhåndtering ender derfor med at blive forsinkede.

Det er altid en fordel, hvis hospitalet allerede har erfaring med at indkøbe automatiseringssystemer med potentiale til at revolutionere hospitalets arbejdsprocesser. I Finland er stort set alle hospitaler automatiseret i større eller mindre grad.

Den hyppigste og mest alvorlige fejl består i kun at kigge på selve leveringstidspunktet. Det er dog mindst lige så vigtigt at tage hensyn til hospitalets øvrige processer, eftersom indkøringen af automatiseringssystemet næppe sker alene. Disse tæller f.eks. systemleverandørernes tidsplaner, øvrige byggeprojekter og træning af de ansatte i brug af systemet. Andre tidskrævende opgaver omfatter vurderingen af hospitalets aktuelle farmaceutiske serviceprocesser og specificeringen af det ønskede automatiseringssystem.

Formålet med automatiseringen af funktioner er altid først og fremmest at udvikle nye arbejdsgange, der er mere moderne, effektive, sikre og rationelle end de manuelle. Man kan ikke bare integrere automatiseringssystemerne i de eksisterende farmaceutiske serviceprocesser, men er nødt til først at analysere og om nødvendigt justere de dertilhørende arbejdsgange. Udgangspunktet vil altid være en omfattende analyse af de aktuelle farmaceutiske serviceprocesser i forhold til funktionalitet, potentielle flaskehalse og kritiske faser. Resultatet af denne analyse giver jer et overblik over de automatiseringssystemer og supplerende funktioner, der bedst løser netop jeres hospitals særlige behov.

Automatiseringen af et hospital kræver konkret viden om de faktiske forhold på gulvet og kan ikke gennemføres fra en fjern direktørstol. Derfor skal medarbejderne, som til dagligt arbejder med de farmaceutiske serviceprocesser, altid inddrages i planlægningen. De er de bedste eksperter i forhold til at få de farmaceutiske serviceprocesser til at glide lettere og mere brugervenligt.

Projektledelsen bør derfor inkludere den ledende farmaceut, fremtidige systemadministratorer, personalet, som har ansvarlig for medicinopbevaring, og om muligt også en eller flere sygeplejersker i det tværfaglige projektteam. Indkøbet af hospitalets nye automatiseringssystem påvirker ligeledes medarbejderne, som er ansvarlige for logistikken omkring medicinforsyningen, IKT og byggeservice, indretningsdesignere og arkitekter, indkøbsafdelingen og endelig konsulenterne, som arbejder på automatiseringsprojekter inden for logistik eller projektering.

Alt i alt bør der afsættes mindst to år til indkøb af hospitalets nye automatiseringssystem, fra den første analyse af den aktuelle tilstand til bestilling af det ønskede udstyr. Ud fra vores erfaring arbejder det tværfaglige projektteam hurtigere og mere effektivt, hvis de har mulighed for at besøge andre hospitaler, der allerede gør brug af systemer til automatisering af medicinhåndteringen. Kolleger fra andre hospitaler er nu engang de bedste til at besvare spørgsmål som: Hvor meget mere effektive er hospitalets farmaceutiske serviceprocesser nu i forhold til før? Hvor store forbedringer har I opnået inden for patientsikkerhed og arbejdssikkerhed? I hvor høj grad er arbejdsgangene blevet mere logiske nu?

Det er også en god ide at kontakte leverandører af medicintekniske automatiseringssystemer, inden hospitalet indkalder til budafgivelse. Specialister inden for automatisering af medicinhåndtering er nyttige at rådføre sig med inden planlægningen af nye automatiseringssystemer, alt andet ville være spild af hospitalets ressourcer.

Vi har lavet en guide, der hjælper hospitaler verden over med at sikre en så omkostningseffektiv effektuering af deres automatiseringsprojekter som muligt: Tips til indkøb af automatiseringssystemer til medicinhåndtering. Vi håber, at denne guide kan en hjælp i forbindelse med analysen af hospitalets aktuelle status, hvad angår farmaceutiske serviceprocesser og efterfølgende specificering, planlægning og generel budgettering.

Du kan downloade guiden på vores website: https://newicon.fi/resources/e-guides.

MERE INFORMATION

Spørg os via chatten!

Antti sidder klar til at besvare dine spørgsmål vedrørende køb af automatiseringssystemer til medicinhåndtering fra d. 28 august mellem kl. 11 og kl. 14 (UTC +02).