Apteekkien digitalisaation taidemaalarit

Suomalainen apteekkiala on digitalisoitunut hurjaa vauhtia viimeisen kymmenen vuoden aikana. Arjen askareet sujuvat nopeammin kuin aikaisemmin, sillä monia työvaiheita on automatisoitu. Tieto on viety paperilta tietoverkkoihin, joista sitä on helppo hyödyntää vaikkapa lääkevaraston saldojen seurantaan. Apteekkien digitalisoituminen ei kuitenkaan ole vielä tässä – siitä huolen pitävät digitalisaation taidemaalarit, joita ovat tietojärjestelmäasiantuntijat.

NewIconin ICT-kehitysjohtaja Ari Arokoski pitää tietojärjestelmien kehittämistä nykyaikaisena käsityöammattina. Hän vertaa työtä taidemaalarin työhön.

– Tietokoneen näyttö on kangaspohja, näppäimistö on pensseli ja algoritmiikka on kuin värit, joiden avulla etsimme ratkaisuja asiakkaiden arjen ongelmiin. Asiakkaiden tarpeet ovatkin kuin ideat, joiden pohjalta taideteokset syntyvät, kuvailee Arokoski.

Arokoski käyttää tätä vertauskuvaa aina, kun haluaa selventää 10-henkisen IT-tiiminsä työnkuvaa. Tiimin, joka luo koko ajan uutta.

– Tuotamme ohjelmistoja uusiin tuotteisiin ja toisaalta kehitämme uusia ominaisuuksia vanhoihin ohjelmistoihin. Se on asiakastarpeiden kuuntelemista, ominaisuuksien määrittelyä ja ohjelmistojen suunnittelua yhteistyössä mekaniikka-, elektroniikka- ja automatiikka-asiantuntijoidemme kanssa, toteaa Arokoski.

Taideteos tarvitsee myös ripustuslangan ja seinäkoukun, johon se ripustetaan nähtäville. NewIconin ohjelmistot puolestaan tulevat käyttöön, kun ne integroidaan apteekkien tietojärjestelmiin. Onnistuneen lopputuloksen varmistamiseksi NewIcon tekee tiivistä yhteistyötä apteekkien tietojärjestelmätoimittajien kanssa.

Digitalisaation inhimillinen tekijä

Sairaala-apteekeissa on käytössä kymmenkunta eri tietojärjestelmää, jotka ovat yhteydessä toiminnanohjausjärjestelmään, joka hallinnoi muun muassa potilastiedoista koostuvaa tietomassaa. Automaatiolaitteen integrointi järjestelmään onnistuu helposti ja nopeasti avoimen rajapinnan ansiosta.

Työläämpää on suunnitella, mitä tietoja laitteelta kerätään, sekä miten sitä analysoidaan ja hyödynnetään. Tässä työssä apuna on tietojärjestelmätoimittaja.

– Jotta laitteista saadaan kaikki hyöty irti, niihin pitää tuoda ja niistä viedä informaatiota eri tietojärjestelmiin. Jo varhaisessa suunnitteluvaiheessa kannattaa käynnistää aktiivinen dialogi eri toimijoiden, kuten tietohallinnon ja järjestelmätoimittajien edustajien, kanssa, toteaa johtaja Peter Sundström Affecto Finland Oy:stä.

Sairaaloiden toiminnanohjauksen digitalisaatio on ollut käynnissä jo pitkään. Viime aikoina on kuitenkin harpattu isompia askeleita eteenpäin, kun on tarvittu integraatioita uusiin lääkehuollon automaatiolaitteisiin. NewIcon on tuonut markkinoille lääkevarastoautomaatin lisäksi esimerkiksi älylääkekaappijärjestelmän. Digitalisaatio etenee myös yli organisaatiorajojen.

– Tulevaisuudessa eri sairaanhoitopiirien järjestelmät keskustelevat keskenään kansallisia tietovarantoja ja arkkitehtuureja hyödyntäen. Siinä on kuitenkin vielä paljon tekemistä. Keskusteluja kuitenkin jo käydään ja käynnissä on useiden suomalaisten sairaanhoitopiirien ja kaupunkien yhteinen asiakas- ja potilastietojärjestelmien uudistamisyhteistyön -hanke, kertoo Sundström.

Yllättäen automatisoitumisessa ja digitalisoitumisessa ei siis ole kyse pelkästään tekniikasta – ihminen on aina mukana.

– Automaatio muuttaa työprosesseja ja toimintamalleja, jonka vuoksi myös muutoksen hallinta työyhteisössä on tärkeää. Käyttäjät kannattaa osallistaa suunnitteluun ja miettiä yhdessä esimerkiksi sitä, kuinka vaikkapa älylääkekaappien toiminnot tukevat haluttua tavoitetilaa, neuvoo projektipäällikkö Pasi Järvinen Affecto Finland Oy:stä.

Hyödyt irti muutoksesta

Tavoitteiden ja hyötyjen pohdintaan kannustavat myös toimitusjohtajat Juha Antila Receptumista ja Ilkka Toivola Pharmadatasta. Lääkevarastoautomaatti yksin ei tarjoa hyötyjä, jos apteekin henkilökunta ei sitoudu työprosessien ja toimintamallien kehittämiseen. Yhteisen tavoitetilan pitää olla selkeä.

– Automaatiolaitteiden ja tietojärjestelmien integroiminen on yksinkertaista. Haasteen luo yleensä työprosessien uudelleenorganisointi, jota ilman muutoksesta ei saada kaikkia hyötyjä irti, toteaa Antila.

Antila kuvaileekin apteekkialan digitalisaatiota perinteisten toimintojen uudistamiseksi. Apteekeissa säästetään päivässä useita työtunteja, kun sähköiset kuormakirjat, tavarantoimitus ja vastaanotto voidaan hyväksyä napin painalluksella.

– Lääkevarastoautomaatin saumaton yhteistyö tietojärjestelmän kanssa vapauttaa apteekkityöntekijän aikaa arvokkaaseen asiakaspalveluun, sanoo Toivola.

Antila ja Toivola lisäävät, että digitaalisaatio on myös asiakastoimintamallien uudistamista. Sekä Receptumissa ja Pharmadatassa innovoidaan, miten apteekit voisivat palvella yhä digitaalisemmin asiakkaitaan. Esimerkiksi hoivakotien ja apteekin välille on tarjolla digitaalinen tilausjärjestelmä.

– Asiakkaiden vaatimukset ja odotukset, sekä asiointitavat ja -käyttäytyminen muuttuvat, mihin apteekkialan on reagoitava siinä missä muidenkin toimialojen. Tietojärjestelmien on näin ollen vastattava ylihuomisen haasteisiin, jotta apteekeilla on parhaat työkalut, joilla he pärjäävät muuttuvassa maailmassa, toteaa Antila.

Myös NewIconin taidemaalarit miettivät herkeämättä uusia automaatioratkaisuja lääkehuoltoon.

– Olen huomannut, että meitä ja tietojärjestelmäkumppaneitamme yhdistää sama halu auttaa asiakkaitamme löytämään ratkaisuja, joiden avulla he voivat palvella yhä paremmin asiakkaitaan. Ja se on älyttömän hieno juttu! hehkuttaa Arokoski.

Ari Arokoski
Titteli ICT-kehitysjohtaja
Yritys Työskennellyt NewIconissa 3 vuotta
Motto Jatkuva kehittyminen, yhdessä tekeminen ja uuden luominen

Peter Sundström
Titteli Johtaja, materiaali- ja lääkelogistiikan ratkaisut
Yritys Affecto Finland Oy tarjoaa sairaaloille ratkaisuja sairaalafarmasian ja lääkehoidon digitalisointiin, sekä tiedon visualisointiin ja analysointiin tekoälyä hyödyntäen
Motto Kaikki on mahdollista
Yhteystiedot affecto.fi

Pasi Järvinen
Titteli Projektipäällikkö
Yritys Affecto Finland Oy tarjoaa sairaaloille ratkaisuja sairaalafarmasian ja lääkehoidon digitalisointiin, sekä tiedon visualisointiin ja analysointiin tekoälyä hyödyntäen
Motto Luulo ei ole tiedon väärti
Yhteystiedot affecto.fi

Juha Antila
Titteli Toimitusjohtaja
Yritys Receptum Oy apteekkien järjestelmä- ja palvelutoimittaja
Motto Muutos on aina mahdollisuus
Yhteystiedot receptum.fi

Ilkka Toivola
Titteli Toimitusjohtaja
Yritys Pharmadata Oy on apteekkien ohjelmistotoimittaja
Motto Aina askeleen edellä
Yhteystiedot pharmadata.fi