Näin pysyt aikataulussa – Jopa 80 prosenttia lääkehuollon automaatiohankkeista venähtää

Kriittisin onnistumistekijä lääkehuollon automaatiohankkeissa on realistinen hankinta-aikataulu. Monet sairaalat ovat tarjouspyyntövaiheessa liian optimistisia aikataulun suhteen – jopa 80 prosenttia lääkehuollon automaatiohankkeista venähtää.

Tilanne on aina valoisampi, jos sairaalalla on aikaisempaa kokemusta haastavista, työprosesseja
mullistavista automaatiohankinnoista. Esimerkiksi Suomessa on jo lähes kaikissa sairaaloissa käytössä
automaatiota.

Perustavin virhe on, jos sairaalat tuijottavat aikataulutuksessaan ainoastaan automaatiolaitteen
toimitusaikaa. Tuotantokäyttöön otettavan automaatiolaitteen hankinta-aikataulussa pitäisi huomioida
myös muut sairaalan yhtäaikaiset prosessit: sairaalan tietojärjestelmätoimittajien aikataulut,
rakennusprojektit ja esimerkiksi loppukäyttäjien koulutukset. Myös lääkehuollon nykytilan arviointi ja
automaatiolaitteen vaatimusmäärittely ottavat aikansa.

Toimintojen automatisoinnissa on aina kyse työskentelytapojen kehittämisestä – niiden
nykyaikaistamisesta entistä tehokkaammiksi, turvallisemmiksi ja mielekkäämmiksi. Automaatiolaitteet eivät sujahda sellaisenaan lääkehuollon prosesseihin, vaan työskentelytapoja tulee arvioida ja tarvittaessa säätää. Nykytilan arvioinnissa tarkastellaan lääkehuollon prosessien toimivuutta, mahdollisia pullonkauloja ja kriittisiä vaiheita. Lopputuloksena tiedetään, millaiset automaatiolaitteet ja millaisin lisäominaisuuksin soveltuvat parhaiten juuri omaan sairaalaan.

Päätöksiä ei kannata tehdä norsunluutornista, vaan automaatiohankinnassa on tärkeä kuulla lääkehuoltoa tekeviä ihmisiä. He ovat parhaita asiantuntijoita kertomaan, miten työn voisi tehdä mahdollisimman sujuvasti ja käytännönläheisesti.

Monialaisessa projektiryhmässä kannattaa näin ollen olla mukana vaikuttamassa automaatiohankkeen
projektipäällikön lisäksi sairaala-apteekkari, automaatiolaitteen tulevat pääkäyttäjät, lääkevarastoista
vastaava henkilökunta ja tarvittaessa hoitohenkilökuntaa. Lisäksi hankinta koskettaa lääkekuljetuksista,
tietotekniikasta ja talotekniikasta vastaavia, sekä tilasuunnittelijaa tai arkkitehtia, hankintatoimistoa ja
automaatiohankkeen konsultteja liittyen esimerkiksi logistiikkaan ja suunnittelupalveluihin.

Kaikkiaan automaatiohankintaan nykytilan arvioinnista aina automaatiolaitteen käyttöönottoon kannattaa varata aikaa lähes kaksi vuotta. Kokemuksemme mukaan monialaisen projektiryhmän työ helpottuu ja nopeutuu, jos heillä on mahdollisuus käydä opintovierailulla sairaaloissa, joissa on otettu käyttöön lääkehuollon automaatiolaitteita. Kollegat muista sairaaloista ovat parhaita asiantuntijoita antamaan vastauksia sellaisiin automaatiolaitteita koskeviin kysymyksiin kuin: Kuinka paljon sairaalanne lääkehuolto on tehostunut? Kuinka paljon sairaalanne potilas- ja työturvallisuus ovat lisääntyneet? Kuinka paljon työnne mielekkyys on parantunut?

Yhtälailla on järkevää ottaa yhteyttä automaatiotoimittajiin jo ennen tarjouspyyntöä. On sairaalan
resurssien haaskausta, jos lääkehuollon automaation asiantuntijoilta ei kysytä neuvoja hankinnan
suunnitteluun.

Jotta sairaalat eri puolella maailmaa onnistuisivat automaatiohankkeissaan mahdollisimman
kustannustehokkaasti, laadimme heidän avukseen oppaan: Vinkit sairaalan lääkehuollon automaation hankintaan. Toivottavasti oppaan vinkit lääkehuollon nykytilan arviointiin, vaatimusmäärittelyyn,
aikataulututukseen ja kokonaisbudjetointiin ovat hyödyllisiä.

Voit ladata oppaan kotisivuiltamme osoitteesta: newicon.fi/fi/tietopankki/oppaat.