Aiheuttaako lääkehuollon automaation vaatimusmäärittely sinulle harmaita hiuksia?

Vaatimusmäärittely on tärkeä osa automaatiolaitteen hankintaprosessia, sillä epäselvyydet ja väärinymmärrykset aiheuttavat harmaita hiuksia sekä tilaajalle että automaatiolaitteen toimittajalle. Mitä tarkempi vaatimusmäärittely on, sitä helpompi ja nopeampi toimitus on.

Vaatimusmäärittely kuvaa sitä, mitä automaatiolaitteen ominaisuuksia sairaala-apteekin tai sairaalaosaston henkilökunta tarvitsee työnsä tehostamiseen, mitä heille toimitetaan ja mitä testataan. Se on siis yksityiskohtainen kuvaus siitä, mitä sairaala sitoutuu ostamaan.

Hyvässä vaatimusmäärittelyssä vaatimukset on palasteltu ja selitetty niin hyvin auki, että aukkoja ymmärrykseen ei jää. Mutta koska olemme ihmisiä, saattavat vaatimukset vaatia tarkennusta vielä automaatioprojektin edetessä.

Hanki asiantuntijoilta tietoa vaatimusmäärittelyyn

Ei ole helppoa keksiä tyhjältä pöydältä, mitä erilaisia ominaisuuksia lääkehuollon automaatiolaitteelta tarvitaan. Apua vaatimusmäärittelyyn saa perustamalla moniammatillisen projektiryhmän, johon kuuluu asiantuntijoita sairaala-apteekista, osastoilta, tietohallinnosta, taloushallinnosta ja hankintatoimistosta.

Ryhmän ensimmäisenä tehtävänä on lääkehuoltoon kuuluvien prosessien purkaminen ja kehittämistä vaativien työvaiheiden tunnistaminen.

Projektiryhmän perustaminen ei ole mahdollista pienemmissä organisaatioissa, mutta silloinkaan ei tarvitse aloittaa tyhjästä. Vaikka kyseessä olisi julkinen kilpailutus, on sallittua kartoittaa tarjontaa välittämällä tietopyyntöjä markkinoilla toimiville automaatiotoimittajille.

Automaatiotoimittajat esittelevät ja kertovat lääkehuollon automaatiolaitteidensa hyödyistä ja tärkeistä ominaisuuksista mielellään.

Vältä väärinymmärrykset kysymällä tarkennuksia

Mikäli automaatiotoimittajan ja asiakkaan välillä ei ole ollut tiivistä yhteistyötä ennen hankintaa, saa automaationtoimittaja ensimmäisen kerran viitteitä asiakkaan tarpeista vaatimusmäärittelyn muodossa. Tässä vaiheessa ongelmaksi voi muodostua vaatimusten ymmärtäminen.

Hyvä esimerkki väärinymmärryksestä on, kun vaatimusmäärittelyssä halutaan lääkevaraston kahdentamista. Riippuu täysin tilaajan ja automaatiotoimittajan taustoista, miten vaatimus ymmärretään tai ymmärretäänkö ollenkaan.

Lyhyesti listattuna se voi tarkoittaa esimerkiksi fyysisen lääkevaraston jakamista kahteen eri osaan, tietokannan kahdentamista tai vaikka sitä, että lääkepakkausten tulee jakautua kahteen eri varastoyksikköön sisäänsyötettäessä. Eikä mahdollisten toimintojen lista ole edes täydellinen vielä.

Ole tarkkana tulkitessasi automaatiotoimittajien vastauksia

Myös automaatiotoimittajien vastauksien tulkinnoissa saa olla tarkkana, erityisesti jos vaatimuksissa ei avata tarkemmin, mitä kysytään. Otetaan esimerkiksi automaatiolaitteen sisäänsyöttönopeus.

Jos vaatimuksissa pyydetään yksinkertaisesti kertomaan automaatiolaitteen sisäänsyöttönopeus, voivat vastaukset hämätä. Toisilla valmistajilla sisäänsyöttönopeudeksi kerrotaan se nopeus, millä laite toimii, kun vain yhdestä lääkepakkauksesta luetaan tunnisteet ja muut samanlaiset pakkaukset syötetään sisään sen perusteella. Ei siis kovin tavallinen sisäänsyöttötilanne.

Toiset taas vastaavat samaan kysymykseen todellisen sisäänsyöttönopeuden eri lääkepakkauksilla, jolloin jokaisen pakkauksen tunnisteet tarkistetaan ja jokainen pakkaus voi olla toisistaan poikkeavan kokoinen.

Huomio automaatiohankinnan kokonaiskustannuksiin

Ammattitaitoinen automaatiokumppani auttaa huomioimaan kaikki seikat, jotka vaikuttavat hankinnan kokonaiskustannuksiin.

Esimerkiksi sisäänsyöttönopeutta arvioitaessa on huomioitava myös, että pelkkä sisäänsyöttönopeus ei kerro koko totuutta kustannustehokkuudesta. Kokonaiskustannukset nousevat, jos työntekijän täytyy vahtia lääkepakkausten sisäänsyöttöä varastoautomaattiin sen sijaan, että hän voi vain jättää pakkaukset robotin varastoitavaksi ja tehdä muita töitä sillä aikaa.

Opas lääkehuollon automaation hankintaan

Lääkehuollon automaation hankinnan ei tarvitse ole monimutkaista ja aiheuttaa harmaita hiuksia. Tästä syystä olemme laatineet sairaaloiden käyttöön hankintaoppaan. Haluamme, että sairaalat onnistuvat automaatiohankinnoissaan ja lopputuloksena on tehokkaampaa, turvallisempaa ja mielekkäämpää lääkehuoltoa.

Älä siis jää yksin vaatimusmäärittelyn kanssa, vaan lataa opas kotisivuiltamme osoitteesta: newicon.fi/fi/tietopankki/oppaat tai ota meihin yhtettä.